Een succesvolle beursdeelname

Wellicht heeft u ervaring met het presenteren van uw bedrijf op beurzen en denkt u: “Ik weet precies wat er komt kijken bij een goede presentatie”. Dan is onderstaand niet nieuw voor u, maar kan wellicht dienen als checklist.
Wanneer u voor het eerst deelneemt aan een beurs dan hopen wij dat wij u met deze tips van dienst zijn.
Onderstaand is voor standhouders op het Flevo Zakenfestival maar zeker ook toepasbaar op andere beurzen.

Deelname aan een beurs, groot of klein, bestaat uit 3 fasen:

1. De voorbereiding van uw deelname.

De beslissing.

Bepaal een budget voor uw deelname. De kosten voor deelname aan een beurs zijn vaak lager dan die van een 1/1 pagina advertentie in een zakelijk magazine. De exposure door een presentatie op een beurs is echter veel groter dan die van een advertentie. Hiermee wordt overigens niet gezegd dat adverteren overbodig is. En wanneer u de kosten afzet tegen de kosten voor een extern gevoerd verkoopgesprek dan is een beursdeelname zo gek nog niet. De voorbereiding start al bij uw beslissing om aan een beurs deel te nemen en vervolgens standruimte te boeken.

Kies zorgvuldig een stand.

Gaat u gebruik maken van een systeemstand of gaat u zelf een stand laten ontwerpen en bouwen? Een systeemstand is vaak de voordeligste oplossing en voor een beurs als Flevo Zakenfestival het meest gekozen. Ga ook bij u zelf na hoe u uw stand wilt inrichten en stem de keuze van het aantal m² daarop af. Maak daarom een plattegrond van uw stand en teken daarin het gewenste meubilair en andere objecten, die u wilt plaatsen.

Bepaal uw doelstellingen.

Nieuwe contacten leggen – niet alleen onder de bezoekers maar zeker ook onder de medestandhouders. Direct contracten afsluiten komt weinig voor tijdens zakenbeurzen. De nieuwe contacten die u legt zijn belangrijk in fase 3. Bestaande contacten onderhouden – stuur de gratis toegangskaarten, die u ontvangt, naar uw relaties en nodig hen daarmee uit voor een bezoek aan uw stand. Maak gebruik van social media om uw deelname aan de beurs kenbaar te maken. Het verhogen van de naamsbekendheid. Het laten zien wie u bent en wat u kunt betekenen voor uw opdrachtgevers. Enzovoorts.

Standbemanning.

Wie gaan er tijdens de beurs uw bedrijf in de stand vertegenwoordigen? Houd rekening met de grote van de stand en het aantal medewerkers dat u wilt inzetten. Stem dit goed op elkaar af. Zorg ervoor dat uw standbemanning in ieder geval goed gebrieft is over de doelstellingen. Maak vooraf afspraken hoe uw bezoekers benaderd moeten worden. Bespreek ook de kleding die men zal dragen.

Beursactie.

Heeft u plannen om tijdens de beurs een actie voor bezoekers van uw stand te houden? Wacht dan niet te lang met het plannen ervan. Wanneer uw actie een relatiegeschenk of gimmick inhoudt, kijk dan ook eens of er medestandhouders zijn, die u van dienst kunnen zijn. Wanneer uw actie ook buiten uw stand plaatsvindt, overleg dan altijd met het beursmanagement. Raadpleeg ook het huishoudelijk regelement.

Pers.

Wanneer u op de beurs iets nieuws introduceert, dat kan een product of dienst zijn, of een bijzondere actie houdt, informeert u dan via een persbericht de media die hierin geïnteresseerd zouden kunnen zijn. U kunt dit ook aan het beursmanagement meedelen zodat het nieuws opgenomen kan worden in de beurskrant of een van de nieuwsbrieven.

2. Uw aanwezigheid op de beurs.

In 1974 produceerde John Cleese de humoristische documentaire “How not to exhibit yourself”. Ruim 40 jaar later is dit nog steeds het standaardwerk over hoe men aan een beurs moet deelnemen. Wanneer men deze documentaire ziet dan is alles wat de revue passeert zo vanzelfsprekend. Maar de fouten, in deze documentaire belicht, worden nog steeds gemaakt. Wanneer uw stand is ingericht volgens plan, dan begint met de opening van de beurs het werk waar het allemaal om draait; nieuwe contacten maken en bestaande contacten onderhouden. Om dit optimaal te bewerkstelligen geven wij u hierbij enige tips die een positief effect hebben. Het is immers de bedoeling dat bezoekers bij uw stand stil houden. Dit bewerkstelligt u door de uitstraling van uw stand maar zeker ook door uw eigen houding.

  • Zorg dat uw stand er de gehele dag netjes uitziet. Geen rondslingerende folders. Geen halfvolle kopjes, etc. De uitstraling van uw stand moet synoniem zijn aan de kwaliteit die u levert.
  • Ga nooit met uw rug naar de entree zitten.
  • Ga ook niet continue met uw telefoon en tablet aan de slag zonder op te kijken. Gebruik deze alleen kort als dat nodig is.
  • Neem een actieve houding aan ook als het rustig is. Passief voor u uit staren nodigt bezoekers niet uit.
  • Zorg dat u herkenbaar bent. Draag een badge met duidelijk de naam van uw bedrijf en uw eigen naam.
  • Spreek bezoekers aan. U merkt snel genoeg of men daar prijs op stelt. Vermijd “kan ik u helpen?” maar maak een open opmerking.
  • Vraag om het visitekaartje van uw bezoeker of noteer zijn gegevens.
  • Nodig uit om in uw stand plaats te nemen bij gebleken interesse.
  • Houd een gesprek kort en probeer een afspraak te maken direct na de beurs. Als dit niet lukt, kondig dan aan dat u na de beurs telefonisch contact zal opnemen.
  • Mocht het doel van uw bezoeker zijn het verkopen van zijn eigen product aan u, kap dan het gesprek af en laat uw bezoeker na de beurs zelf telefonisch contact met u opnemen. Maak nooit een geïrriteerde indruk.
  • Wanneer u uw stand om welke reden dan ook even onbemand achter moet laten, vraag dan een buurman of hij even wil waarnemen door visitekaartjes uit te wisselen. Biedt dit ook uw buurman aan.
  • Neem ook de tijd om kennis te maken met uw medestandhouders. Dat kan tijdens het Flevo Zakenfestival bijvoorbeeld tijdens de Captains Lunch.
  • Zie bedrijven in dezelfde branche niet als concurrent maar als collega. Op die manier kan je van elkaar leren.

3. De periode direct na de beurs.

Dit is wel de belangrijkste periode van uw beursdeelname. Dit is de periode waarin u kunt oogsten. Maar al te vaak wordt deze periode vergeten. Wanneer u de contacten goed gearchiveerd heeft, dan kunt u direct na afloop starten met het maken van afspraken. Doe dit bij voorkeur telefonisch en in uiterste gevallen via de mail. Mocht u onverhoopt niet in staat zijn om direct de contacten na te bellen, stuur dan een mail of een kaartje waarmee u bedankt voor het bezoek aan uw stand en de aankondiging dat u contact opneemt.

Het beursmanagement hoopt dat bovenstaand van nut is voor uw deelname. Het is een hele lijst waaraan gedacht moet worden maar in de praktijk valt dat reuze mee. Verreweg het meeste is zo logisch maar het is handig om alles even op een rijtje te hebben.

Wim de Bruijn en Peter Rijsenbrij.